Estudiar organización de eventos amplía tus competencias y las expectativas de avanzar profesionalmente. Conoce por qué.
La planificación, desarrollo y ejecución de un evento contiene muchos apartados y, además, ningún acto es igual a otro por lo que dichas partidas cambian de un evento a otro. Sin embargo, sí que existe una serie de claves que todo acto debe cumplir para que su organización sea efectiva y eficaz. Nos referimos a la etiqueta y protocolo.
Las fases del proyecto de un acto aglutinan una serie de actividades que tienen que ser dirigidas, coordinadas, supervisadas y aplicadas por los profesionales del protocolo y que comienzan con la toma de decisión de realizar el evento hasta el final de la ejecución del mismo.
El punto de partida de un acto pone en funcionamiento una serie de actividades concadenadas y desarrolladas en una línea temporal que se inicia con la decisión de realizar el evento y finaliza con su clausura. Y durante el transcurso de esta línea temporal se suceden un conjunto de acciones que definen las diferentes fases del proyecto protocolario.
En líneas generales estas fases de la organización de eventos son las siguientes:
- Fase de proyecto.
- Fase de ejecución.
- Fase de valoración.
Principalmente, la etiqueta y protocolo se desarrollan en las dos primeras fases, aunque hay que añadir que su presencia se encuentra en las tres.
La etiqueta y protocolo previo del evento
La fase de proyecto estructura el acto junto a sus formalidades y secuencia de las acciones. Además, define el marco jerárquico de su desarrollo, tanto en el aspecto espacial y temporal como en el de la ordenación de las personas.
Y a su vez, esta fase se subdivide a su vez en otras dos:
- Fase previa, cuando se realiza la planificación del acto.
- Fase preparatoria, cuando se diseña y programa el acto.
En su conjunto, toda esta actividad recibe el nombre de protocolo previo de un evento que es fruto del conocimiento de las normas que reglamentan los actos.
De la planificación del evento depende la naturaleza, los objetivos y la finalidad del mismo. Por lo tanto, en esta etapa es donde se debe concretar el carácter del evento y determinar una serie de aspectos relacionados con el protocolo, como pueden ser:
- Autoridad que preside.
- Formalidades a adoptar.
- Las normas de seguridad.
- Lista de asistentes.
En la fase de la programación del acto se trabaja para que todos los elementos del proyecto encajen a la perfección. Es decir, se elabora el programa del evento definiendo todas las secuencias, su jerarquización, las diferentes fases del acto, el ceremonial, las formalidades a cumplir, la etiqueta, etc.
Los protocolos a seguir en la fase de ejecución del evento
En la fase de ejecución se realiza lo diseñado en la fase de proyecto. Esta fase se subdivide en:
- Organización del acto.
- Desarrollo del acto.
La organización consiste en disponer todo lo necesario con el objetivo de que el acto se desarrolle según lo previsto en la fase anterior y para ello se precisa de diferentes actividades agrupadas en tres protocolos distintos:
- Protocolo estructural.
- Protocolo burocrático.
- Protocolo de asesoramiento.
El protocolo estructural crea la disposición física del acto. Hablamos, por ejemplo, del montaje del escenario, de la distribución del espacio o de la señalización. Es decir, el protocolo estructural crea el ambiente adecuado y coherente con los objetivos y la finalidad del evento.
En este ámbito, por ejemplo, podemos citar el protocolo de las banderas, es decir, cómo las debemos ordenar en el acto teniendo en cuenta la normativa existente al respecto.
Por su parte, el protocolo burocrático gestiona la logística del evento, es decir, los medios y métodos necesarios para llevar a cabo la organización del acto. También comprende la actividad burocrática que genera la organización del acto como pueden ser los permisos administrativos.
En referencia a la logística, en su acepción como parte de la organización militar que atiende al movimiento de las tropas, podemos establecer una similitud con el protocolo. Nos referimos a la precedencia y a la ordenación de los asistentes al acto, es decir, a su participación y a su movimiento dentro del evento.
Finalmente, la etiqueta y protocolo de asesoramiento buscan informar en la medida de lo posible, de las acciones propias y concretas de los asistentes al evento. En definitiva, indicar a las personas activas del acto cuál es su papel y cómo lo deben desempeñar. Por ejemplo, se les puede indicar cuál es su ubicación en el acto o la etiqueta que debe respetar durante el desarrollo de la ceremonia.
En la fase del desarrollo del acto, el principal objetivo es hacer realidad lo programado con orden y puntualidad. Y para lograrlo se establece el protocolo de atención a las autoridades. En consecuencia, y siempre teniendo en cuenta el evento concreto, se precisará de la necesidad de recibir y acompañar a las personalidades hasta su lugar estipulado, por ejemplo.
El protocolo de actualización del evento
Una vez concluido el acto se procede a la obtención de las conclusiones fruto del análisis del acto durante todas las fases del proyecto y de la ejecución. Este análisis permite mejorar actuaciones futuras y definir un protocolo actualizado acorde con la realidad y las características de los asistentes y participantes en el evento.
María del Carmen Portugal Bueno, profesora de ESSPEC.
Etiqueta y Protocolo.